13 помилок планування та кроки до їх подолання

Саме час торкнутись цієї теми, бо в Новий рік ми ніби даємо собі ще один шанс стати кращими та натхненно дивимось в майбутнє. Проходить декілька днів, на зміну святковому настрою приходять рутинні будні, і плани по підкоренню всесвіту так і залишаються планами. Не зараз – можливо, наступного року. Ще не час – зараз є нагальніші питання.
Чому ж планування не працює? Давайте розберемось.



1. Ми займаємося ним нерегулярно
Планування – це процес створення плану. А значить, там повинна бути певна динаміка, етапи, результат. З останнім простіше: сформований план і є результатом. Коли ми говоримо про регулярність, то маємо на увазі щоденне, щотижневе, щомісячне, щорічне планування та підведення підсумків.

2. Так, планування без підведення підсумків – марне витрачання часу
Основна ціль підведення підсумків – коригування планів і усвідомлення реального стану речей та необхідних наступних кроків по реалізації поставлених цілей. По суті, таким чином ми тримаємо руку на пульсі та держимо фокус на пріоритетах.

3. Складаємо надто жорсткий план
План, перевантажений зустрічами та фіксованими по часу подіями, приречений на провал. Різні адепти тайм-менеджменту стверджують, що оптимальне співвідношення жорстких та гнучких (не прив’язаних до конкретного часу) задач коливається в межах 60 (70) : 40 (30) відсотків відповідно. Пам’ятайте, що «чорні лебеді» трапляються незаплановано (автор поняття «чорний лебідь» як незапланована, неочікувана подія – Насім Талеб), і на їх подолання також потрібен час.

4. Забуваємо про планування відпочинку, вихідних, відпустки
Підготовка до відпочинку не менш важлива. Нам необхідний час на відновлення ресурсу, переключення уваги, пошуку джерел натхнення. І на жаль чи на щастя, відпочинок потрібен щодня. Тому і включати перерви необхідно в щоденний план. А планування вихідних чи відпустки може зробити їх цікавішими та додати нам вражень. Адже планування – то ще й процес пошуку цікавих ідей та місць, нової інформації, необхідних контактів. А це може значно збагатити час відпочинку.

5. Плануємо тільки певну сферу життя
Планування робочого часу є звичним, рідше – особистого (коли маємо там жорсткі задачі). Однак ми не можемо розділити себе на частини та почергово «вимикати» ту чи іншу за непотрібністю. Вибірково плануючи сфери життя, ми прирікаємо себе на перевантаження, неадекватну оцінку ресурсів та впевненість в тому, що плани – марне витрачання часу.

6. Живемо без режиму
Знаю, що багатьох лякає це слово. Але все набагато простіше. Планування вимагає від нас конкретного часу на все, на себе також. Легше встигати заплановане, коли день має свою структуру, незалежну від нашого настрою чи то «натхнення». Більше того, врахування біоритмів, часу на їжу та сон, що є частиною режиму, суттєво покращує самопочуття та вивільняє енергію на виконання задач.

7. Не притримуємося жодної системи, а опираємось на інтуїцію
Недарма будь-який ефективний інструмент базується на методології. З тайм-менеджментом те саме. Хай вас не тривожить це гучне слово «методологія» – навпаки, вона полегшує використання інструмента і, як наслідок, наше життя. Зараз можна скористатися надбаннями Гліба Архангельського, балансною моделлю Носрата Пезешкіана, парадигмою важливості Стівена Коуві, системою bullet journal та інш.

8. Користуємося виключно паперовими носіями
Для сучасної людини паперовий планер – не найкращий інструмент. Так, він може бути звичнішим, бо зі школи ми вели розклад в класичних щоденниках. Однак навіть користь дрібної моторики, яка задіюється під час ручного письма, не виправдовує громіздкість, повільність та заплутаність записів планера. А функції оптимізації та автоматизації останнього економлять значну кількість часу на його ведення, полегшують аналітику та вчасно нагадують про задачі.

9. Плануємо тільки короткострокову перспективу
Плануючи день, тиждень чи навіть місяць, ми тільки «гасимо пожежі», реагуємо на ситуації, справляємося з несподіванками. Але цього часто замало, щоб наблизитись до наших цілей. Зазвичай наші бажання та щасливе життя знаходиться трошки далі, ніж список задач на день. І якщо нам хочеться повернути собі авторство, то необхідно «вписати» свою повсякденну структуровану метушню в стратегічну перспективу. Гуру управлінської ефективності Пітер Друкер сказав: «Якщо ви не досягаєте своїх цілей, то працюєте над досягненням чужих». Безумовно, будь-яка стратегія також підлягає коригуванню відповідно до актуальних умов та викликів середовища.

10. Ставимось до планування як до поглинача часу та демотиватора
Знову нагадаю, що планування – це процес, а не мірило для оцінок. Звичайно, ми можемо гаяти час за плануванням, якщо воно не прив’язане до дійсності, а носить теоретичний характер. Та коли ставитись до нього як до, наприклад, дорожньої мапи і вносити корективи відповідно до ситуації, то планування перетворюється на сучасний надточний навігатор.

11. Тримаємо задачі та цілі «в голові»
Якою хорошою не була наша пам’ять, та все ж вона працює по принципу «стимул-реакція». А це значить, що актуальними для нас залишатимуться, в першу чергу, спокуси та загрози. Досягнення ж цілей – вольовий процес, де інколи нам треба стримувати себе чи, навпаки, змушувати ризикувати. Зафіксовані на зовнішньому носію плани мають більше шансів на здійснення, аніж ті, що залишилися в думках.

12. Забуваємо про делегування (передача повноважень і постановка задач іншим)
З бізнесом та управлінськими ролями зрозуміло, там це – звична справа. Але ж і в особистому житті ми користуємось делегуванням: у нас є сім’я, друзі, сервіси різних послуг. На них також можемо покладатись. Звичайно, ми також являємось частиною цієї екосистеми і теж виконуємо делеговані завдання.

13. В digital-інструментах обмежуємось кількома функціями і не оптимізуємо ресурси під власне життя
Digital-ресурси можуть суттєво полегшити наше життя, а можуть стати лише зайвим костилем, якщо їх не вивчати та не адаптувати до реалій своєї ситуації під час планування.

І наостанок: краще хоча б один пункт спробувати на практиці, аніж сім разів перечитати даний список.
Реалізації ваших планів та бажань, друзі!